Работните срещи са нещо изключително скъпо. Следващия път, когато се озовете в такава ситуация, сметнете си наум едно ориентировъчно число, което представлява наемането на всеки присъстващ за един час.

След това добавете и цената на възможността всеки един на тази среща всъщност да е някъде другаде, вместо тук, и да върши нещо по-полезно от това да слуша лицето „Х“, което обяснява кое е по-удачно – едностенният или двустенният картон например.

След това добавете и какво точно вие бихте правили вместо да клатите крака около стола.

Нещата малко натежават и човек вече се замисля – защо по дяволите наистина стоя на тази работна среща? Шансовете са такива, че най-вероятно действително има нужда от нея.

Но когато ръководите този сложен процес, наречен работна среща, се уверете, че няма да се допуснат долуизброените 9 грешки, които биха сринали нещата, съветва Inc.com.  

1. Насрочвате срещата на неутрална „територия“

Срещите са нещо, от което трябва да произлязат дела, не думи. Добре устроените срещи решават проблемите, вкарват иновативен подход към плановете на компанията ви и създават нови стратегии. В този ред на мисли, защо бихте желали да се съберете в конферентна зала, където няма нито продукт, нито услуга, нито каквото и да е, което представлява реалния обект на вашата дискусия?

Срещнете се там, където битува делото, дейността. Не стойте просто в една зала, гледайки един към друг в безкрайна спирала. Вместо това се фокусирайте върху нещо реално, стоящо до или около вас.

2. Роб сте на часовника

В ежедневието ни твърде често часовникът се оказва хегемонното присъствие, което ни притиска постоянно. Твърде вероятно е бизнес планът ви да се разделя на 30-минутни или 60-минутни интервали и всичко да трябва да влиза в тях. Програмирани сме така, че да очакваме точен час за началото на дадено събитие и също толкова точен час за края му. И тези числа почти винаги трябва да са закръглени – вместо 15:25, нека да е 15:30, вместо 16:44 – 17:00, всякакви подобни рационализации.

И така се оказва изведнъж, че дадена среща, която стартира в 9 и трябва по план да завърши до 9:30, всъщност е необходимо да трае едва 10 минути. Толкова е ефективно усвоеното време, в което достигате до решението, което търсите. Това води до ненужно запълване на времето, което е нещо доста порочно. Вместо всичко това, просто сложете времеви рамки в съответствие с това колко време смятате за постигането на желаното от вас решение – без разтегляния, без „във всеки случай нека сложим десет минути отгоре“, без нищо.

В началото ще бъде доста трудно, но хората ще се адаптират постепенно и ще станат доста по-концентрирани и най-важното – доста по-продуктивни. А ако толкова ви притесняват закръглените числа – сложете среща в 09:18, която да приключи в 09:30, за да задоволите своето желание за точност.

3. Дневният ви ред включва думата „информация“

Никой дневен ред не трябва да включва понятия като „информация“, „преглед“, „дискусия“ или сходни. Твърде често успешните работни срещи се базират на висящо изречение от типа на „Решение за пускането на продукта на пазара на дата ХХ“ или „Избиране на софуерния разработчик, който да промени дизайна на базата с данни“.

Информацията? Споделете я преди самото събитие. Ако имам нуждата да взема решение по време на срещата, няма ли всъщност да ми е нужна информацията и да съм я акумилирал вече, вместо тепърва да ми се поднася? Изпращайте винаги различните документи, анализи, доклади и какво ли не друго в аванс, за да бъдат участниците подготвени. Иначе рискувате да изживеете една доста непродуктивна работна среща.

4. Позволявате да се „мисли на глас“

Ако някой реши да употреби тези думи на срещата ви, просто го срежете, без много церемонене и забавяне.

Защо? Мисловният процес на хората, които са се събрали на срещата, е нужно да е вече финализиран и събран в някаква цялост. Те трябва да представят свои конкретни виждания, базирани на информацията, която, спазвайки съвета от точка 3, вече сте им дали. С това да оставите изливането на глас на целия мисловен поток на някого, рискувате мероприятието да се затлачи.

5. Водите учтиви (или не) странични дискусии, щом започне срещата

Винаги се случва. Няколко души се шмугват по-рано на срещата, единият от тях започва разговор с ръководителя на мероприятието... Изведнъж се оказва, че залата се е напълнила, но завързаният разговор продължава още някоя и друга минута – ръководителят не иска да изглежда груб, или просто харесва да говори нон-стоп.

А другите? Другите стоят и просто чакат с тракащи по масата пръсти тази странична и ненужна дискусия да приключи. Когато е време срещата да започне, просто започнете – оставете страничните разговори за преди или след самата нея.

6. Немарливи сте относно отговорността и отчетността

Добрите срещи имат за резултат решенията, но решението има свои изпълнители и отговорници. Не пропускайте да дефинирате тези елементи. При взимането на решения кажете какво точно е то, кой ще го извърши, и кога ще направи.

Не оставяйте място за двусмисленост и неточност в политиката си. Трябва да е ясно точно кой поема отговорността за кое нещо, за да няма объркване и накрая да не се окаже, че всъщност никой не се грижи за нищо.

7. Изписвате дълги резюмета от срещите си

Резюметата или отчетите от срещите – както искате ги наричайте, трябва да са максимално конспективни и насочени към действията. Отбележете какво е било решено, какво ще се извърши, кой е отговорникът, кога ще бъде започнато то – и нищо друго.

Не разводнявайте текста и не слагайте някакви генерализации вътре в него. Имате нужда от акуратност и точни детайли, нищо повече.

8. Винаги действате групово

Когато имате няколко ключови служители, които носят отговорност за задачите, не губете времето на всички, а викнете само тези, които са ви нужни. Така ще спестите времето на другите, ще имате по-фокусиран индивидуален подход към отговорните и ще ви стане много по-ясно какъв е напредъкът и за какво става дума в крайна сметка.

Ако желаете, може просто да кажете на отговорниците да изпратят по имейл на другите информация относно прогреса, който сте постигнали, но недейте насилствено да въвеждате в среща тези, които нямат отговорности по въпроса и въобще не желаят да присъстват. А и реално няма защо да го правят.

Оставете колективните виждания за триумфалния момент на успеха или в случай на нужда от приемане на сериозни решения, които се отнасят за всички.

9. Побърквате се по темата „тиймбилдинг“ и насилвате отношенията между подопечните си

Отборните играчи на екипа ви имат нужда да се сработват, за да се движите като цял уверен организъм, насочен към дадена цел. Но те нямат нужда да са първи приятели или да имат някаква кой знае колко тясна свързаност помежду си, за да се сработват добре.

Истината е, че продуктивността и доброто бизнес присъствие се коренят в средата, в която хората имат една обща цел и разпределят ролите помежду си, за да я постигнат. В такъв случай не е реално наложително – и може да се окаже дори глупаво, да ги насилвате да си стават близки. Вашата работа е да изградите един продуктивен екип. Работниците сами ще си заформят отношения един с друг рано или късно – процесът го повелява така или иначе.